Le déménagement de locaux, pas facile quand on est un professionnel ! Pour vous aider, voici une liste d’étapes à respecter.
Trouver la perle rare et emménager dans les nouveaux locaux
Il faut d’abord trouver le lieu idéal : adapté à la taille de l’entreprise, et notamment au nombre de salariés.
- Prévoir des conditions de travail adaptées à votre activité : les besoins ne seront pas les mêmes selon que vous êtes une start-up, un cabinet d’architecture ou une grosse entreprise…
- Il faut dès lors prévoir le mobilier de bureau adapté : des chaises confortables, des espaces de travail avec grandes tables, salles de réunion… Open space ou bureaux individuels, la configuration dépend de quelle ambiance vous voulez donner à vos locaux.
- Prévoyez aussi des espaces détente : salles de pause agrémentées de canapés, “coin café” sympathique, coin repas…
- Rendez-vous donc chez les fournisseurs de mobilier de bureau de votre choix.
Souscrire un contrat d’électricité
Il faut bien penser à certaines démarches administratives, et notamment à l’électricité :
- Si vos locaux sont neufs, assurez-vous du raccordement auprès d’Enedis au mois trois mois à l’avance.
- Ensuite, il vous faudra souscrire un contrat d’électricité auprès du fournisseur de votre choix pour ouvrir votre compteur EDF .
- Parmi eux, Engie, EDF ou Total Spring, pour n’en citer que quelques-uns, proposent des offres destinées aux professionnels : en effet, bien souvent, les besoins en électricité sont bien plus élevés que pour les particuliers. Veillez à choisir un contrat adapté et souscrivez à l’électricité et au gaz au moins deux semaines avant l’installation dans les locaux, pour éviter l’attente.
Choisir son fournisseur d’accès à Internet
Qui dit électricité et entreprise dit aussi Internet !
De la même façon que pour votre fournisseur d’électricité, vous devez choisir une Box adaptée pour pouvoir répondre aux besoins de vos salariés : en fonction du nombre de postes informatiques et de collaborateurs dans l’entreprise, de la quantité de données confidentielles échangées… Choisissez si possible la fibre optique, pour ses débits beaucoup plus rapides que l’ADSL.
De nombreux Fournisseurs d’accès à Internet (FAI) proposent des offres destinées aux professionnels, bien fournies en service, et avec des services client plus disponibles en cas d’incident. Orange, SFR et Bouygues proposent tous les trois des Box pro, mais pas Free. Pour comparer les offres, voici un site qui pourra vous être utile.
L’acoustique : le confort avant tout
Autre point important : prévoir des solutions acoustiques. En effet, dans une entreprise, il est important de pouvoir s’isoler du bruit : bruit des éventuelles autres entreprises qui partagent les locaux, bruits extérieurs, ou entre les bureaux pour pouvoir se concentrer. La gêne occasionnée par le bruit peut être très forte lorsque l’on doit se concentrer ! En effet, la résistance au bruit pour parvenir à se concentrer est facteur de stress et de fatigue ; on le prend de plus en plus en compte lorsque l’on parle de confort des employés. Depuis 2012 une nouvelle norme internationale préconise des méthodes de mesurage des propriétés acoustiques des open spaces (voir ce document). Les solutions peuvent donc être la pose de panneaux acoustiques, visibles ou non, le traitement des plafonds… Toujours en respectant le bien-être des salariés avec des matériaux de qualité et si possible, respectueux de l’environnement.
Avec ces quatre étapes, vous devriez pouvoir vous installer rapidement et de la meilleure des façons !
